Оформление дистанционных трудовых отношений

Любая организация имеет в штате сотрудников, которые могут работать из дома. К ним относятся специалисты отдела продаж и кадров, юристы или бухгалтеры. Ранее этот вариант труда был редок, но в 2020 году, с появлением COVID-19, стал вынужденной мерой. Стоит отметить, что он довольно быстро пришелся по душе значительной части работников и работодателей.

Далее разберемся, как правильно оформить сотрудника на удаленку, и какие изменения происходят в этой части трудового законодательства.

Выгоды удаленной работы

Преимущества дистанционной работы очевидны для обеих сторон. Для работодателя основные из них заключаются в следующем:

• сокращается аренда площадей под офис, а в некоторых случаях позволяет обойтись и вовсе без них;
• возможность привлечения работников из других регионов с более низким уровнем зарплат в необходимой сфере, сэкономив на расходах без ущерба для качества;
• удаленная работа не требует создания рабочих мест на территории компании — не нужно проводить обязательную для всех специальную оценку условий и обеспечивать охрану труда.

Сотрудник на удаленной работе получает и свои плюсы, не тратя время на сборы и дорогу, находясь в привычной домашней обстановке и формируя распорядок собственного дня. Но это может расслаблять — тут важна самодисциплина и контроль со стороны нанимателя.

Нельзя не отметить еще один плюс работы на удаленке – это отсутствие контактов и снижение риска получения инфекции COVID-19 (либо самому стать причиной заболевания коллег).

Оформление по трудовому договору

Согласно  законодательству РФ работа может быть либо полностью на стационарном рабочем месте, либо дистанционной. Смешанный вариант пока не предусмотрен, но намечаются изменения.

Согласно законопроекту, который уже рассмотрен Госдумой в первом чтении, в ТК РФ появятся 2 понятия:

• временная дистанционная работа – временное выполнение трудовой функции вне стационарного рабочего места;
• комбинированная дистанционная работа – совмещение работы на стационарном месте и удаленно.

Когда эти изменения утвердят, можно будет предусматривать указанные режимы работы в договоре. Пока же все обстоит так:

• если сотрудник нанимается на удаленную работу, то с ним заключается трудовой договор на дистанционную работу (в интернете можно найти для ознакомления образец 2020 г. и внести коррективы);
• если он переводится на такой режим временно (например, из-за COVID-19), то составляется дополнительное соглашение о временной дистанционной работе к действующему трудовому договору.

Далее расскажем про нюансы, которые необходимо предусмотреть в договоре или соглашении.

Характер и место работы

В договоре нужно прописать, что работа будет иметь дистанционный \ удаленный характер. Т.е. свои обязанности сотрудник будет выполнять не на стационарном рабочем месте на территории, за которую отвечает работодатель.

В каком именно месте будет работать дистанционный специалист, по большому счету работодателя волновать не должно. Главное – чтобы он был в доступе через интернет на оговоренных условиях.

Если работник и работодатель находятся в пределах одного региона, то более ничего не меняется. Если же нанимается человек из иного субъекта, нужно узнать, применяется ли там районный коэффициент, и начислять зарплату с его учетом.

Трудовой распорядок

В случае, когда работа предполагает взаимодействие удаленного сотрудника с коллегами и начальством, нужно прописать в договоре режим рабочего времени. Тут все определяется по соглашению сторон. Классический вариант – работа как в офисе или на предприятии. Обычный режим: понедельник- пятница, с 9 до 18 часов.

Когда характер труда таков, что постоянная связь с работником не нужна, можно определить промежутки, когда он должен быть в доступе. Например, каждое утро с 10 до 12 или даже раз в несколько дней. Нужно обратить внимание на то, что нарушение этого правила может быть расценено как прогул. Если же не уточнить в договоре трудовой распорядок, то предъявить к работнику претензии из-за отсутствия связи в нужный момент не получится.

Сроки перевода

Данный нюанс актуален только для тех категорий сотрудников, кто переводится на удаленку временно – в договоре нужно определить этот период. Можно прописать срок прямо либо связать его с наступлением или окончанием определенных обстоятельств. Актуальный пример из недавнего прошлого: удаленная работа на время действия нормативного акта, который ввел на территории региона ограничения из-за опасности распространения COVID-19.

Обеспечение техникой и ПО

Удаленная работа невозможна без технических средств. Часто это персональный компьютер. Трудовой договор на дистанционную работу должен включать положения о том, в каком порядке работник обеспечивается необходимой техникой. Предоставляет ли ее работодатель и на каких условиях либо сотрудник применяет собственное оборудование. То же самое касается программного обеспечения.

Весной 2020 года, когда начался масштабный перевод сотрудников на удаленную работу, сложилась следующая практика. Компании приобретают для удаленщиков ноутбуки и устанавливают на них офисные и другие необходимые приложения, программы для чатов и видеосвязи. Информация для работы размещается в облаке, каждому сотруднику оформляется к ней доступ.

Если работник может использовать собственную технику, другое имущество или ПО, то это предусматривает компенсацию. Это касается и затрат на оплату доступа в интернет.

Перевод офиса на удаленку в связи с пандемией

Закон предусматривает перевод сотрудников на дистанционную работу только с их согласия. Если согласие достигнуто, то процедура оформления довольно быстрая. Однако это справедливо для обычной ситуации.

В случае, когда удаленка вводится «сверху», как было весной 2020 года, то согласия работника получать не нужно. В данном случае имеет место изменение условий организации труда, и работодатель может отправить всех на дистанционную деятельность в одностороннем порядке.

Однако по нормам ТК РФ следует оповестить сотрудников об изменении условий труда за 2 месяца. Понятно, что в ситуации с распространением пандемии этого времени нет. К тому же распоряжения властей, как правило, содержат конкретные даты, когда нужно перевести компанию на удаленную работу. Как в этом случае оформить трудовые отношения?

Конечно же, сотрудники понимают сложившуюся ситуацию, поэтому переводить их на работу «из дома» удается на основании обоюдной договоренности. Порядок действий таков:

• каждому работнику необходимо составить заявление в свободной форме, в котором указать основание перехода на удаленный режим и срок, при этом можно сослаться на распоряжение властей;
• подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым работником, в котором учитываются все описанные выше нюансы;
• директору следует выпустить приказ или распоряжение о переводе на удаленную работу сотрудников;
• необходимо внести изменения в локальные акты о работе с электронной подписью, с базами данных, о доступе к другой конфиденциальной информации, после чего сотрудники должны быть под подпись ознакомлены с этими документами.

Заключение

Мы разобрались с процедурой оформления трудовых отношений с дистанционным работником или переводом в такой режим своих сотрудников. С точки зрения документов это несложно. Основные трудности связаны с технической стороной вопроса. Это приобретение техники, установка программ, настройка защищенного доступа к информации и другие нюансы. В части оформления трудовых отношений с таким работником нужно лишь предусмотреть в договоре некоторые моменты. В остальном же порядок найма аналогичен принятию сотрудника на стандартную  работу в офис.