Переход на электронные трудовые книжки в 2020 году. Инструкция к применению
С 1 января 2020 года электронные трудовые книжки (ЭТК) формируют в обязательном порядке. Переход на данные книжки обязателен только для работодателей. Для работников эти правила вводятся на добровольной основе.
При этом, до 31 декабря 2020 года каждый сотрудник должен определиться с форматом ведения документации о своей трудовой деятельности. Далее рассмотрим особенности перехода на электронные книжки.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) является новым форматом ведения основного документа о трудовой деятельности определенного сотрудника. Особый порядок перехода на ЭТК установлен положениями Федерального закона от 16.12.2019 г. за № 439-ФЗ.
До 30 июня 2020 г. все индивидуальные предприниматели и юридические лица обязаны уведомить и собрать заявления со своих сотрудников. Переносов дат нет. Утвержденной формы для уведомления также нет.
Теперь все сведения, ранее вносившиеся в бумажный формуляр, будут отражаться в специальной базе данных ПФ России. Для этой цели в системе персонифицированного учета добавлен специальный раздел «Информация о трудовой деятельности».
Стоит обратить внимание на тот факт, что обязательные правила перехода на электронные трудовые книжки предусмотрены только для работодателей. Работники имеют право сохранить старый порядок ведения бумажного формуляра (БКТ).
Алгоритм перехода на электронные трудовые книжки в 2020 г.
Закон об электронных трудовых книжках вступил в силу с 01.01.2020 года. Поэтому уже с января работодатель должен подготовиться к работе по новым правилам. Для этого необходимо:
- Проанализировать все локальные акты и нормативы по организации по ведению трудовых книжек. Например, коллективный договор, регламент ведения БТК или трудовые договоры.
- При необходимости подготовить изменения в локальные документы.
- Согласовать планируемые изменения с представительным органом работников — профсоюзной организацией.
- Утвердить правки в коллективный договор, заключить дополнительные соглашения с персоналом и изменить другие нормативы и регламенты.
- Обеспечить техническую готовность к переходу на ЭТК.
После приведения всех нормативных актов организации в соответствие с ФЗ за № 439, рекомендуется соблюдать пошаговый переход на электронные трудовые книжки для работодателя:
Шаг 1. Издание приказа.
Нужно подготовить распоряжение о переходе на ЭТК по организации. Стандартизированного шаблона такого распоряжения законодательство РФ не предусматривает. Поэтому можно составить его в произвольной форме. В документе необходимо назначить ответственных лиц за выполнение следующих поручений:
- Формирование нового отчета СЗВ-ТД в ПФР.
- Уведомление сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки.
- Сбор заявлений всех сотрудников организации о выборе способа ведения трудовой книжки.
- Ведение бумажных книжек для тех сотрудников, которые решили отказаться от ЭТК.
- Контроль над исполнением настоящего приказа.
Приказ утверждает руководитель или иное уполномоченное лицо. Обязательно письменное уведомление ответственных работников с новыми поручениями.
Образец приказа о переходе на электронные трудовые книжки
Шаг 2. Уведомление персонала.
После утверждения приказа, необходимо в срок до 30.06.2020 г. письменно уведомить каждого сотрудника организации о переходе на ЭТК. Унифицированного бланка уведомления также не предусмотрено. Шаблон уведомления сотрудников рекомендуем оформить в качестве приложения к приказу руководителя о переходе на ЭТК.
Образец уведомления можно скачать ниже:
Образец уведомления сотрудника о переходе на ЭТК
Шаг 3. Сбор заявлений.
Сотрудники ИП или юридического лица должны определиться со способом ведения их трудовых книжек до 31.12.2020 г. включительно. Для этого нужно собрать с них письменные заявления, где будет указан формат ведения сведений о трудовой деятельности:
- по ст. № 66 ТК РФ — в бумажной форме (стандартный формуляр трудовой книжки);
- или по ст. № 66.1 ТК РФ — в электронном виде (согласно новым правилам).
Образец заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку
Шаг 4. Бумажные или электронные ТК.
Порядок ведения трудовой книжки зависит от решения сотрудника:
| Если сотрудник решил выбрать БТК | Если сотрудник выбрал ЭТК |
|
Продолжаем заполнять сведения о трудовой деятельности в бумажный документ, согласно всем установленным правилам. |
Вносим в бумажный формуляр запись о переходе на ЭТК. В течение 3 дней выдайте БТК на руки работнику под подпись. |
| Указанные сведения необходимо включить в новый отчет СЗВ-ТД за месяц, в котором получено соответствующее заявление от сотрудника. | |
Шаг 5. Отчетность в ПФ РФ.
Независимо от формата ведения трудовой книжки, выбранного сотрудником, работодатель обязан подавать сведения в ПФР о его трудовой деятельности. Для этого предусмотрена специальная форма отчетности СЗВ-ТД (согласно постановлению Правления ПФР от 25.12.2019 г. за № 730п.)
- Не имеете опыта в составлении отчетности и не хотите платить штрафы за ошибки в отчетности.
- Хотите минимизировать расходы на содержание бухгалтерии и лицензионное программное обеспечение.
- Необходимо квалифицированное бухгалтерское сопровождение.
- Обеспокоены возможной налоговой проверкой и не уверены в ее положительном результате.
- Налоговая заблокировала расчетный счет.
8
8
8
Санкт-Петербург
Клиенты о нас
Воспользовались услугами данной компании по рекомендации партнёров. Отчетность сдали без проблем! Всё чётко и оперативно. Не один наш вопрос не остался без ответа. Всё объяснили буквально «на пальцах». Надеемся на долгосрочное сотрудничество.
Спасибо.
Отличная компания. Отличное сочетание: цена-качество! Выручают в любой момент, как консультацией по телефону, так и личным участием.
Спасибо за Вашу работу. 5+.
Хотелось поблагодарить Вашу компанию за отличную работу. Не первый раз пользуемся услугами Ваших специалистов и, кстати, рекомендуем знакомым, как профессионалов высокого уровня! Нас всё очень устраивает, и подход и расценки!
Отдельное спасибо, лично, Насте Галибиной , с которой работаем уже более двух лет, никаких нареканий!
Регулярно пользуемся услугами компании «Казначей» для сопровождения налоговых проверок и квартальных отчетов. Неоднократно убеждались в их профессионализме и компетентности. Сопровождающий бухгалтер знает своё дело и готов к любым непредвиденным ситуациям. Команда профессионалов.
Спасибо за помощь!
Невероятно удобный сервис для ИП. Специалисты могут, как проконсультировать по телефону, причем очень грамотно и на доступном языке, так и выехать по адресу и провести всю работу на месте, а так же подать все отчётные документы в ФНС.
Надеемся на долгосрочное сотрудничество)
Выражаем благодарность ООО «Казначей», и непосредственно Захаровой Екатерине. За профессионализм, оперативность и просто человеческое участие. Давно сотрудничаем с Вашей компанией и Екатериной лично.
Очень довольны качеством предоставляемых услуг!
Около месяца назад мы обратились в Вашу компанию за консультацией по вопросам, связанным с НДС. Консультант довольно оперативно разобрался в специфике нашей ситуации, и порекомендовали несколько путей решения. Дали профессиональные рекомендации по ведению бухучета, благодаря чему мы самостоятельно составили и отправили отчётность в налоговую.
В будущем, непременно, планируем регулярно обращаться к Вашим специалистам.
При выборе партнера по ведению бухгалтерской отчетности для меня основополагающими факторами является:
— Оперативность обслуживания
— «Прозрачность»
— Надежность
Всё вышеперечисленное безоговорочно присутствует у «Казначеев», и что немаловажно они всегда объяснят, что нужно сделать, а чего не следует, переводя с «бухгалтерского языка» на человеческий ))
Около шести лет пользуюсь услугами этой компании и за эти годы у нас уже сложились довольно теплые, дружеские отношения.
Меня полностью всё устраивает, своевременная сдача отчетности (причем бухгалтер сама напоминает о тех или иных обязательствах), а так же возможность получения консультации в любое время.
Я всегда в полной уверенности в том, что мои бухгалтерские документы в полном порядке. Кроме того, в случае непредвиденных ситуаций, они всегда дадут правильный совет, помогут разобраться со всеми нюансами и, что немаловажно, поддержат морально.
Хотелось бы выразить благодарность ООО «Казначей» за ведение бухгалтерской отчетности нашей компании на протяжении 4 лет. Как надежному партнёру, профессионалу и эксперту в сфере бухгалтерских услуг.
Рассчитайте стоимость наших услуг с помощью калькулятора