Что такое бухгалтерский аутсорсинг?

Бухгалтерский аутсорсинг – это передача функций ведения всех форм финансовой отчетности, бухгалтерского и налогового учета иной компании, специализирующейся в этом виде услуг. Этот способ оптимизации бухгалтерского учёта позволяет компаниям сосредоточить все свои силы на основном виде деятельности, снизить финансовые риски, минимизировать затраты.

Понятие аутсорсинга

Термин аутсорсинг (от англ. Outsourcing) произошёл от английских слов: outer (внешний), source (источник), using (использование). В дословном переводе он означает использование внешних источников. В общем, это передача организацией некоторых своих функций или производственных процессов не основного направления, на обслуживание другой компании-аутсорсеру.

В отличие от услуг, которые предоставляются разово, на аутсорсинг передаются те или иные сегменты бизнес-процессов на длительный период. Обычно контракты заключаются на 1 год и более.

Такой вид организации бизнеса давно популярен в Европе и США. Его применяют более 80% зарубежных компаний.

На сегодняшний день основными видами аутсорсинга являются: бухгалтерский, юридический, кадровый, логистический, IT аутсорсинг, уборка помещений (клининг), физическая охрана.

Услуги бухгалтерского аутсорсинга

Квалифицированные специалисты фирм, занимающихся бухгалтерским сопровождением, помогут наладить работу с любой финансовой документацией.

Обычно предлагаются такие виды работ:

• восстановление, ведение бухгалтерского и налогового учёта;
• оформление и систематизация первичных документов по хозяйственным операциям;
• расчёт зарплаты персонала компании и начисление налогов на ФОТ;
• подготовка и своевременная сдача финансовой, налоговой и статистической отчетности;
• ведение бухгалтерского делопроизводства (архивирование и хранение документов);
• оформление документации кадрового учета (заполнение личных карточек, трудовых книжек, приказов и т. д.), требуемых для ведения бухучёта;
• представление интересов клиента в налоговой инспекции, социальных фондах и органах статистики.

Выгоды бухгалтерского аутсорсинга

Всё больше предприятий используют услуги сторонних фирм. Такая организация работы себя полностью оправдывает, так как имеет ряд неоспоримых преимуществ:

• Использование высококвалифицированных сотрудников. Организация, оказывающая аутсорсинговые услуги, обычно ведет дела сразу нескольких фирм, поэтому её специалисты имеют обширный опыт работы, накопленный при работе с другими клиентами.
• Страхование налоговых рисков. Компания-аутсорсер гарантирует правильное ведение документации и своевременную сдачу отчётности (при условии, что все необходимые документы для ее подготовки заказчик предоставил вовремя). Если по вине аутсорсера предприятию начисляются штрафы, то он возмещает ущерб в денежной форме.
• Экономическая выгода. Стоимость сервиса аутсорсинга, как правило, ниже чем затраты на содержание собственной бухгалтерии. Не требуется снимать дополнительные офисные площади, покупать оргтехнику, лицензионное ПО, справочно-правовые системы, канцтовары. Также исключаются траты на выплаты отпускных, ежемесячной заработной платы, предоставление социального пакета штатным сотрудникам. Не нужно отчислять налоги и взносы в фонды от зарплаты собственных работников.
• Постоянное обслуживание. Аутсорсер не нуждается в отпуске и не уйдёт на больничный.
• Объективная оценка бухучета, налоговых и финансовых отчётов. Фирма-аутсорсер не зависит от компании, которой оказывает услуги, и это исключает махинации и мошенничество. Её специалисты не будут уклоняться от налогов, а предложат оптимальное решение проблемы.
• Получение своевременных финансовых и юридических консультаций. В аутсорсинговых организациях, как правило, есть юридические службы. В ходе работы предприятие обеспечивается квалифицированными консультациями по оформлению финансовых сделок и их последствиям, ему предоставляется информация о нововведениях в бухгалтерском и налоговом законодательстве.

Недостатки бухгалтерского аутсорсинга

При явных достоинствах бухгалтерский аутсорсинг имеет ряд недостатков:

• Опасность утечки сведений конфиденциального характера. Такой риск всегда существует как с работниками компании-аутсорсера, так и со штатными специалистами. Однако опыт показывает, что аутсорсинговые организации тщательно следят за своими сотрудниками. Ведь даже незначительный инцидент с одним из них может испортить репутацию всей компании.
• Сложность оперативного управления. Одного подчинённого всегда легче контролировать, чем удалённую, независимую фирму. Для решения этой проблемы нужно просто наладить связи с нанятыми специалистами.
• Сложность с перемещением документов. Если тщательно вести реестр документов, фиксируя каждую передачу подписями, то этой проблемы легко можно избежать.

Из-за перечисленных недостатков некоторые руководители предприятий боятся доверить функции своих бухгалтерий другим фирмам. Но всего этого можно избежать, если подойти к выбору компании-аутсорсера с особым вниманием, тщательно изучив её деятельность, репутацию и обязательно оговорить все риски при заключении договора на предоставление услуг.

Что нужно для эффективного бухгалтерского аутсорсинга?

Хорошо продуманный договор с организацией, предоставляющей бухгалтерские услуги, сведёт все риски к минимуму.

Для эффективной работы предприятия с бухгалтерской компанией ещё на этапе заключения договора нужно чётко оговорить требования к аутсорсеру. А именно:

• определить круг обязанностей;
• очертить границы ответственности;
• обсудить организационные регламенты;
• четко сформулировать цели и задачи;
• определить условия оплаты работ.

Таким образом, преимуществ использования бухгалтерского аутсорсинга значительно больше, чем недостатков. Именно поэтому руководители компаний всё чаще обращаются к услугам аутсорсеров.